Il miglior software per la gestione della spiaggia [Demo Gratis]

Prologo: la mia estate in spiaggia

Quest’estate mi sono trovata a lavorare presso uno stabilimento balneare come segretaria “tuttofare” con diverse mansioni, in particolare mi occupo della gestione delle prenotazioni e degli arrivi dei turisti in spiaggia.

Il problema: la gestione delle prenotazioni

Al mio arrivo, la situazione in spiaggia era questa: un tabellone stampato su un grande cartellone a mo’ di calendario, con i giorni del mese su un lato e i posti disponibili sull’altro; alla richiesta di prenotazione, dovevo controllare la disponibilità con l’aiuto di un righello (altrimenti mi si incrociavano gli occhi!), e poi segnare con la matita le caselle corrispondenti ai giorni di permanenza in struttura. Con la matita, perchè in caso di modifiche era necessario ovviamente cancellare con la gomma e riscrivere di nuovo tutto da capo.

Non parliamo del fatto che, spesso, per poter “incastrare” le prenotazioni più lunghe siamo costretti a spezzarle e assegnare posti diversi in spiaggia: questo significa ritrovarsi con delle prenotazioni divise su righe diverse, a volte per un giorno solo. Risultato: un delirio.

La soluzione: un gestionale per spiagge

Il bisogno aguzza l’ingegno, si dice, così dopo aver passato le prime settimane a destreggiarmi con fatica tra fogli di carta e gomme da cancellare, mi sono detta: possibile che non esista una soluzione digitale? Qualcosa di già pronto, semplice da usare, magari accessibile anche da internet?

E così, gira che ti rigira, mi sono messa a googlare e mi sono imbattuta in un software gestionale per gli stabilimenti balneari che prometteva di risolvere tutti i miei problemi, o quasi: Beachly.

Incuriosita, provo subito la demo online, disponibile gratuitamente: mi si apre un mondo! L’odiato cartellone diventa digitale, con la possibilità di visualizzare e modificare tutti gli aspetti delle prenotazioni, dall’inserimento alla modifica di tutti i parametri, l’assegnazione di ombrellone e cabina, la registrazione dell’eventuale acconto o del saldo, più altre note: tutto senza dover cancellare e riscrivere a matita!

Il programma non contempla la parte della fatturazione, è più che altro una sorta di booking online per spiagge, che per noi è l’ideale visto che il gestore dello stabilimento dispone già di una soluzione contabile.

Ecco i punti di forza di questo gestionale per stabilimenti balneari.

1. Il calendario delle prenotazioni

Il calendario, la parte più importante di Beachly, è semplicemente fantastico: in pochi click riesco ad effettuare tutte le operazioni che si possono desiderare sia su notebook che su tablet e, con un po’ di difficoltà, anche su smartphone. La visualizzazione Planner, poi, mi permette di “scavallare” i mesi avendo una panoramica che non sia limitata al solo mese corrente.

2. Le anagrafiche clienti

Il software dispone di una classica anagrafica dove inserire, modificare o eliminare i dati personali del cliente: nome, cognome, email, telefono e via dicendo. Una funzione semplice ma imprescindibile, davvero utile per chi come me è costretta a lavorare con la carta; l’inserimento dei clienti in anagrafica torna utile soprattutto per consultare dettagli o recuperare un numero di telefono, e negli anni successivi sarà un valido aiuto, poichè molti dei nostri ospiti sono degli aficionados e saranno già presenti nel database.

3. Il planner delle cabine

Questa funzione di Beachly è una panoramica delle cabine assegnate ai clienti e di quelle disponibili: da qui è possibile “spostare” il cliente in una cabina differente, tra l’altro, in caso di spostamento in un range di date differente da quello della prenotazione, il software ci avvisa del possibile errore. Fantastico.

4. Arrivi e partenze

Il pannello degli arrivi e delle partenze è un buon modo per avere sott’occhio chi deve ancora arrivare e chi invece è in partenza. Può capitare, a volte, che qualche cliente abbia un contrattempo e non riesca ad arrivare nel giorno stabilito: avere una panoramica sugli arrivi può essere utile per assegnare il posto in spiaggia ad un turista di passaggio, solo per quel giorno, ed avere un introito in più.

5. Completamente personalizzabile

Il programma permette di gestire autonomamente le file disponibili in spiaggia, gli ombrelloni e le cabine. E’ possibile infatti crearne di nuove, rinominarle a piacere ed eventualmente metterle “in bozza”, una funzione comoda per non eliminare del tutto una fila di ombrelloni ma nasconderla temporaneamente. Penso, ad esempio, quando in bassa stagione solo una parte della spiaggia viene sfruttata, in questo modo non si rischia di sbagliare assegnazione e l’area di lavoro risulta più pulita.

6. Sempre disponibile

Essendo basato sul web, Beachly è utilizzabile da qualunque dispositivo abbia una connessione internet, sia da pc che da smarpthone; chiaramente la dimensione dello schermo diventa un fattore importante per un utilizzo proficuo e completo. Il fatto poi che non sia legato ad una macchina in particolare ci mette al riparo da un possibile guasto al pc, che trovandoci in spiaggia a contatto con la salsedine, non è raro.

Conclusioni

Insomma, dopo aver provato Beachly, mi restava solo da convincere il capo che quella era una soluzione vincente e che avrebbe non solo migliorato le condizioni di lavoro e l’efficienza generale, ma anche portato qualche profitto grazie all’ottimizzazione dei posti disponibili.